شما اینجا هستید: خانهدپارتمان های آموزشیآموزش های مدیریت و فنون اداری

آموزش های مدیریت‎ و فنون اداری

مدیریت:

«مدیـران در اثربخشـی سازمـان (انتخاب و تحقق اهداف مناسب) و کـارآیی آن (تحقق اهداف با حداقل منابع) نقـش مهمی دارند. چگونگی کارکرد مدیران در درون هـر سـازمـان از جمله سازمان آموزش و پرورش، بر عملـکرد جامعه تأثیر عمیقی می گذارد و منجر به تغییرات شگرف و بی سابقه در اقتصاد، سیاست علم، تکنولوژی و غیره می گردد.

 

فنون اداری:

پیشرفت روز افزون علم در جوامع بشری اقتضا میکند که جهان را بهتر بشناسیم و فنونی را به کار بگیریم که همیشه کارایی لازم را داشته باشند و رشد اجتماعی جامعه را هموار سازند . منابع انسانی یکی از بزرگترین سرمایه های اقتصادی هر کشور محسوب می شود که با دادن آموزش های لازم می توان قابلیت های آن ها را ارتقا بخشید تا با نظام های اجتماعی و تکنولوژی همسو شوند . این امر عملکرد آن ها را در حوزه مدیریت سازمان مؤثرتر می کند.

در عصر حاضر انجام امور سازمان ها ایجاب می کند که مسئولیت اجرایی به عهده افراد مختلف با تخصص های متفاوت سپرده شود . فردی که این فعالیت ها را برنامه ریزی ، هدایت و کنترل می کند ((مدیر)) نامیده می شود .
مدیر باید فرصت کافی برای فکر کردن داشته باشد تا بتواند با کم ترین هزینه و متناسب با برنامه ریزی دقیق به نتیجه مطلوب و موثر برای سازمان برسد . نظر به محدودیت زمان و حجم وظایف حوزه مدیریت لازم است این امور طبق یک برنامه منظم و روش صحیح اداری اجرا شود تا برای اعمال مدیریت فرصت کافی وجود داشته باشد . به همین دلیل در سازمان ها جایگاهی به نام مسئول دفتر ایجاد گردیده که متصدی آن باید با استفاده از معلومات و تجربیات اداری خود عهده دار قسمتی از وظایف و مسئولیت های حوزه مدیریت شود و اغلب اطلاعات سازمان از طریق وی به مدیر انتقال یابد .
مسئولین دفاتر ضمن پذیرش قسمتی از وظایف مدیران برقراری ارتباط اداری بین واحد های مختلف سازمان و مراجعان داخلی و خارجی با حوزه مدیریت را عهده دار هستند. بنابراین، متصدی این باید علاوه بر داشتن اطلاعات لازم در زمینه اداره امور سازمان دارای ویژگی های خاصی باشد تا مورد قبول مدیریت و سازمان های ذی بط قرار گیرد. تحول در ساختار های نوین مدیریتی و به دنبال آن تغییر در نیازها و انتظارات مدیران، نشان از پویایی محیط کار و ضرورت همگامی کارکنان با این روند دارد. در همین خصوص مجهز کردن مسئولین دفاتر به علوم و فنون به روز و کاربردی ضرورتی انکار ناپذیر و قابل توجه است که می بایست در اولویت های کاری سازمان های کوچک قرار گیرد، چرا که حرکت یک سازمان تابع عملکرد مدیریت آن بوده و به طور مستقیم با نحوه تصمیم گیری سرعت و دقت فعالیت های وی مرتبط می باشد و این در حالی است که وظیفه تأمین و سازمان دهی منابع و اطلاعات کاری مورد نیاز مدیران با مسئولین دفاتر بوده و از جمله وظایف بنیادی آن ها می باشد .در همین خصوص با بررسی روند تکامل این حوزه شغلی می توان پی برد که گرچه در گذشته مسئولین دفاتر تلفنچی و گاه مسئول نگارش نامه بوده اند، ولی امروز گستره وظایف ان ها بسیار وسیع تر و از جمله شامل موارد زیر است :
برنامه ریزی و تنظیم امور دفتری مدیر،پاسخ به تماس های تلفنی و گرفتن پیغام ها ، استقبال از مراجعین و ارائه راهنمایی های لازم به آن ها، رسیدگی به نامه های وارده و صادره، بایگانی اسناد و مدارک، جمع آوری اطلاعات درخواست شده، حضور در جلسات و تنظیم صورتجلسات، مطالعه و تحلیل گزارش های واصله ، تنظیم برنامه های سفر و ملاقات ها ، پیگیری امور اداری، رسیدگی به مشکلات موجود و تلاش برای بهتر و سریع تر به ثمر رسیدن کارها و....

صفات ، ویژگی ها و توانمندی ها
مسئولین دفاتر باید درک صحیحی از مدیر و محیط کاری خود داشته و با هر کس مطابق جایگاه و موقعیت شغلی خودش برخورد نمایند . از آن جا که اطلاعات زیادی در مورد سازمان و کارکنان آن به دست می آورند باید افرادی رازدار و امانت دار باشند و هرگز اطلاعات را به بیرون از سازمان انتقال ندهند . علاوه بر این یک مسئول دفتر باید همواره ظاهری آراسته و پاکیزه داشته باشد تا بتواند شخصیت مقبولی از خود ارائه داده و تأثیر خوبی بر دیگران بگذارد .
از سوی دیگر ، یک مسئول دفتر حرفه ای از انجام کارهای مخل فعالیت های سازمان، از جمله مکالمات شخصی بیش از حد ، قرارهای مکرر با دوستان و آشنایان در محل کار ، و یا بی احترامی به همکاران و مراجعین اجتناب می کند. همچنین، باید شیوه درست صحبت کردن را نیز بیاموزد تا مبادا نوع سخن گفتن وی باعث از بین رفتن شأن و شخصیت سازمان بشود . داشتن صبر و حوصله فراوان نیز برای یک مسئول دفتر بسیار جالب است چرا که از چند سو با افراد بالادست ، زیردست ،ارباب رجوع و همتایان خود در داخل و خارج سازمان ارتباط دارد که درست کنار آمدن با هر یک از آن ها جز با خونسردی و داشتن صبر و حوصله امکان پذیر نمی باشد .
وقت شناسی و استفاده مطلوب از زمان از جمله ویژگی های یک مسئول دفتر حرفه ای است . او باید قبل از ورود مدیر سر کار حاضر و بعد از مدیر خارج شود. در ضمن باید کارهای ارجاعی را در زمان تعیین شده به انجام برساند .
از طرفی میل به یاد دادن و یاد گرفتن نیز از جمله نکاتی است که یک مسئول دفتر حرفه ای را از نوع غیر حرفه ای آن متمایر می کند . یک مسئول دفتر خوب باید همواره دیگران را در انجام وظایف سازمانی کمک و راهنمایی کند و در عین حال دانش و مهارت های خود را روز به روز افزایش دهد .
و به عنوان نکته پایانی باید گفت که تسلط به استفاده از کامپیوتر و اینترنت، آگاهی از اصول مکاتبانت رسمی اداری ، و شناخت اصول بایگانی مکاتبات سازمانی نیز از جمله مهارت های لازم برای مسئولین دفاتر است . با توجه به نقش و اهمیت شغل مسئول دفتری در سازمان ها به نظر می رسد که تقویت و بهبود مهارت ها و دانش نظری و اجرایی این گروه از کارکنان نقش اساسی در بقای سازمان ها و ایجاد تصویری مقبول در ذهن جامعه ایفا می کند و از همین رو سازمان ها باید با جدیت تمام به تربیت مسئولین دفاتر ((حرفه ای )) اقدام نمایند.

 

برای دریافت PDF کاتالوگ  دوره ها اینجا کلیک کنید.

 

 

 

آخرين نظرات

نمايش تقويم

« May 2017 »
Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30 31        

اطلاعات تماس

تهران - خیابان سپهبد قرنی بعد از طالقانی کوچه شهید صارمی پلاک12 واحد6 

تلفکس : 88499453

پست الکترونیک:

این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید

این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید